Số hóa thủ tục hành chính: Nhà trường, học sinh cùng hưởng lợi

Nhiều cơ sở giáo dục ĐH đã có những cải tiến trong công tác sinh viên, giảm thiểu thủ tục hành chính thông qua hệ thống thông tin của trường.

SV HUTECH nhận giấy tờ sau khi đã đăng ký qua cổng thông tin. Ảnh: TG

Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý, theo dõi, truy xuất các kết quả, giải quyết thủ tục, chính sách cho sinh viên được thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí cho người học.

Đơn giản hóa các thủ tục

Theo TS Nguyễn Vũ Quỳnh – Phó Hiệu trưởng Trường ĐH Lạc Hồng (LHU), nhiều năm qua, các thủ tục hành chính liên quan đến SV đều được thực hiện thông qua hệ thống thông tin của trường. Cụ thể, hệ thống thông tin của LHU được xây dựng chặt chẽ, dễ sử dụng với đầy đủ các tính năng, giúp SV tra cứu kết quả học tập, xin bảng điểm, giấy chứng nhận, lịch học, lịch thi, giảng viên giảng dạy… một cách nhanh chóng thông qua tài khoản duy nhất (tài khoản Me).

“Hệ thống thông tin của trường cho phép SV thực hiện các thủ tục một cách dễ dàng, hiệu quả. Chẳng hạn, SV cần xin bảng điểm, giấy chứng nhận tốt nghiệp, tra cứu và mượn sách thư viện, kết quả học tập… chỉ cần click vào thư mục tương ứng, hệ thống sẽ truy xuất những kết quả người học cần tìm kiếm. Trong trường hợp các thủ tục đòi hỏi phải có xác nhận của lãnh đạo trường, hệ thống sẽ tự động hẹn ngày, giờ để SV biết và sắp xếp thời gian phù hợp để đến trường nhận kết quả. Sinh viên không còn phải vất vả đi lại nhiều lần chỉ vì một thủ tục đơn giản nữa” – TS Nguyễn Vũ Quỳnh cho biết đồng thời chia sẻ thêm: Phụ huynh cũng có thể theo dõi kết quả học tập của con em mình thông qua hệ thống này.

Tương tự, Trường ĐH Công nghệ TPHCM (HUTECH) liên tục đưa ra những ứng dụng, phần mềm vào các hoạt động học vụ, thủ tục hành chính dành cho SV. Theo ThS Nguyễn Thị Xuân Dung – Phó Trưởng phòng Tư vấn Tuyển sinh – Truyền thông HUTECH, từ năm học 2017 – 2018, Trung tâm Quản lý Công nghệ thông tin HUTECH áp dụng ứng dụng e-HUTECH – đây là ứng dụng giúp cán bộ – giảng viên – nhân viên và đặc biệt là SV có thể quản lý thông tin của mình dễ dàng nhất, bao gồm toàn bộ hoạt động đào tạo, quản lý, dịch vụ chăm sóc – hỗ trợ tại trường.

“Chỉ với chiếc smartphone có kết nối Internet và vài thao tác đơn giản, người dùng sẽ có cơ hội tiếp nhận những thông tin mới nhất về tình hình hoạt động của nhà trường, đơn vị liên quan và những tin tức cần thiết (tin tức hoạt động – sự kiện, thông tin sinh viên, thông tin lớp học, thời khóa biểu, lịch thi học kỳ, xem điểm thi)…” – ThS Nguyễn Thị Xuân Dung chia sẻ.

Cũng từ năm 2018, HUTECH thực hiện xác nhận SV bằng hình thức trực tuyến. Với phần mềm này, SV chỉ cần ít phút đăng nhập, điền thông tin và gửi biểu mẫu trực tuyến, Phòng Công tác sinh viên sẽ phản hồi sau 2 giờ kể từ thời điểm gửi biểu mẫu. Tất cả yêu cầu, xác nhận đều được thao tác trực tuyến, SV chỉ cần theo giờ hẹn đến trường nhận bản giấy xác nhận, qua đó giản lược đi nhiều thủ tục hành chính rườm rà, tiết kiệm thời gian di chuyển và chờ đợi, tối ưu hóa quá trình đăng ký và nhận giấy.

SV Trường ĐH Văn Lang truy cập Cổng thông tin trực tuyến một cửa (VHUB). Ảnh: TG 

Hiệu quả mô hình một cửa

Theo ThS Nguyễn Thị Mến – Trưởng phòng Truyền thông và Tuyển sinh Trường ĐH Văn Lang (VLU), để thuận tiện cho việc giải quyết các thủ tục hành chính của người học, từ năm 2019, VLU thực hiện chính sách tiếp nhận hồ sơ thông qua bộ phận một cửa – HUB.

“Thay vì phải lên trực tiếp các phòng/ban như trước đây, bộ phận một cửa giải quyết và trả kết quả liên quan đến hành chính, học vụ, chính sách, những thủ tục cần xác nhận giấy tờ,… SV chỉ cần đến phòng HUB của từng cơ sở và đến đúng cửa tiếp nhận để được giải quyết. Sau 1 năm đi vào thực tiễn, mô hình hành chính một cửa ở VLU đã phát huy hiệu quả, tạo bước đột phá trong đổi mới giáo dục” – ThS Nguyễn Thị Mến chia sẻ.

Cũng theo đại diện VLU, đầu năm 2020, để công nghệ hóa các quy trình thủ tục hành chính, giảm lượng SV đến trực tiếp tại HUB, VLU đã thiết kế phần mềm phục vụ giải quyết trực tuyến   (online) các thủ tục hành chính đào tạo và thủ tục hành chính của các đơn vị khác trong trường.

Với Cổng thông tin online VHUB, sinh viên có thể thực hiện các thủ tục tại nhà, sau đó được hẹn thời gian để trả kết quả theo hai hình thức: Lấy trực tiếp tại HUB theo thời gian được hẹn hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ mà SV kê khai trong quá trình thực hiện thủ tục.

Hiện, Cổng thông tin trực tuyến VHUB của VLU đã cập nhật 36 thủ tục dành cho SV, cựu SV, cán bộ, giảng viên và nhân viên của trường. Với hai ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, giúp SV và giảng viên quốc tế của trường có thể sử dụng khi không thành thạo tiếng Việt.

Trong khi đó, một điểm cải tiến ứng dụng CNTT trong công tác thư viện đã chứng tỏ hiệu quả khá tích cực tại HUTECH. Theo ThS Nguyễn Thị Xuân Dung, ứng dụng LIBHUTECH chính thức đưa vào hoạt động từ năm 2019, giúp SV theo dõi thông tin sách tham khảo, tư liệu, tài liệu học tập từ Thư viện Trung tâm của trường. Ứng dụng cũng hỗ trợ các dịch vụ mượn, gia hạn mượn sách… đơn giản hóa quá trình mượn – trả sách, kích thích văn hóa đọc trong giảng đường HUTECH.

Việc ứng dụng những tiện ích của CNTT giúp cho công tác quản lý SV của các cơ sở GDĐH trở nên nhẹ nhàng và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, người học cũng không còn nỗi ám ảnh về các thủ tục hành chính. “Đi xin các giấy tờ, thủ tục có tính chất hành chính thường là nỗi ám ảnh của nhiều người. Nhưng với hệ thống thông tin của nhà trường, mọi thứ trở nên đơn giản”, Trần Hải Nhân (SV năm 2, LHU) chia sẻ.